Was machen unsere Eventmanager eigentlich im Winter? Ein Blick hinter die Kulissen
Der letzte Zieleinlauf ist geschafft.
Der Startbogen ist abgebaut.
Die Funkgeräte sind verstummt.
Für viele sieht es von außen so aus, als würde beim Mammutmarsch jetzt erstmal alles stillstehen. Winterpause. Durchatmen. Füße hoch.
Doch wie fühlt sich diese Zeit wirklich an – für unsere Eventmanager, die das ganze Jahr dafür sorgen, dass tausende Menschen ein unvergessliches Erlebnis haben?
Spoiler: Sie sitzen nicht mit Glühwein und Rentier-Socken auf der Couch. Zumindest nicht lange.
Ich habe mit unserem Eventmanager Tino darüber gesprochen, was nach dem letzten Zieleinlauf wirklich passiert. Über die Leere nach dem Rausch und über die Arbeit im Winter, die niemand sieht. Ein ehrlicher, manchmal witziger, manchmal auch nachdenklicher Blick in die Mammutmarsch-Winterwelt – viel Spaß beim Lesen!
Wie fühlt es sich an, wenn der Mammutmarsch-Rausch plötzlich vorbei ist?
„Ehrlich gesagt ist am Anfang erstmal relativ viel Leere“, erzählt Tino.
Völlig verständlich, denke ich mir. Denn nach Monaten im Ausnahmezustand und nach einem nochmals intensiven Oktober und November, hat das Event-Team am Anschlag gearbeitet. Und mit einem Mal ist alles vorbei. Der Dauerstrom aus Planung, Verantwortung und Adrenalin reißt vom einen auf den anderen Tag ab.
Gleichzeitig ist da aber auch dieses Gefühl von Stolz. Auf das, was geschafft wurde. Auf tausende Menschen im Ziel. Auf Events, die funktioniert haben. „Wir freuen uns total, wenn das letzte Event in Berlin gut gelaufen ist. Wir sind glücklich – und deswegen aber auch einfach komplett fertig.“
Die großen Pläne zum Abschluss nochmal so richtig zusammen zu feiern, anzustoßen und das Saisonende zu zelebrieren, zerschlagen sich meist. Denn die Realität sieht in der Regel anders aus: „Wir sitzen nach dem Event meist in einer Bar zusammen, trinken ein Bier – und stellen fest, dass eigentlich kaum noch jemand Energie hat.“
Und auch wenn die Vorstellungen anders waren, hat die Situation etwas eigenes, Besonderes an sich. Tino weiht mich ein, dass das Eventteam dann gerne das vergangene Jahr reflektiert – und in aller Regel überrascht ist, was sie als Team alles geschafft haben. „Denn oft gehen die vielen kleinen Ereignisse im Trubel unter.“
Winter = Pause? Nur kurz.
Wie sieht der Winter realistisch aus – Erholung oder Vollgas-Planung?
Die ehrliche Antwort von Tino: beides.
Im November nehmen sich viele im Team erstmal bewusst Zeit zur Erholung – Eventmanagement, Technik, Logistik. Alle brauchen Abstand.
„Die meisten machen nach dem letzten Event erst mal Urlaub. Dann heißt es Durchatmen, den Kopf freikriegen und neue Energie tanken. Denn so sehr alle ihren Job lieben – irgendwann wird es einfach anstrengend. Und genau dann ist Abstand wichtig, um wieder mit vollem Elan zurückzukommen.”
Aber lange bleibt es nicht ruhig. Denn im Winter wird beim Mammutmarsch kein Winterschlaf gehalten.
Endlich Zeit für die großen Baustellen
„Relativ schnell geht der Fokus wieder aufs nächste Jahr“, teilt Tino. „Die Planung für das kommende Jahr läuft zwar ganzjährig, doch ab Dezember wird sie konkret: Locations scouten, Routen optimieren und überlegen, wie wir die Events weiterentwickeln können.“
Und noch ein großer Unterschied: Im Winter hat das Eventteam endlich Zeit, um Dinge konsequent anzugehen, ohne dass ein unerwarteter Anruf reinkommt, sie alles stehen lassen und schnellstmöglich eine Lösung finden müssen.
Winterliste: Feedback wird zu Fortschritt
Parallel zur Planung nehmen sich die Eventmanager im Winter einer langen Liste mit Verbesserungsvorschlägen an. Gespeist aus allem, was über die Saison zusammengekommen ist: Feedbacks aus Umfragen, Gespräche vor Ort, Nachrichten auf Instagram und Facebook, E-Mails aus der Community.
„Für uns heißt das: Schauen, was wir schnellstmöglich umsetzen können. Was sind langfristige Projekte? Wo müssen wir uns mit der IT oder dem Marketing-Team abstimmen? Dann machen wir einen Plan und verteilen die Aufgaben“, erklärt Tino.
So wird aus Rückmeldung konkrete Arbeit – und aus vielen kleinen Hinweisen Schritt für Schritt ein besseres Mammutmarsch-Erlebnis für alle.
Winter-Aufgaben, die niemand sieht
„Das Lager hat im Winter unglaublich viel zu tun“, erzählt Tino.
Reinigen, prüfen, zählen, reparieren. Funktioniert alles noch? Ist alles vollständig?
Dazu kommt: Streckenarbeit. „Eventmanager nutzen den Winter, um Routen abzuklappern und sich Locations anzuschauen. Das ist die beste Zeit dafür – in Ruhe.“ Was er nicht erwähnt, sind die Kälte, Nässe und Dunkelheit. Vielleicht weil er weiß, wie wichtig es ist, den Fokus richtig zu setzen.
Während der Saison sind schließlich alle fast dauerhaft unterwegs, um Events umzusetzen.
Der Winter ist die einzige Phase, in der diese Grundlagenarbeit überhaupt möglich ist. Hilft ja nichts, so scheint es mir, ist seine Einstellung zu den widrigen Wetterbedingungen.
Wenn gute Ideen plötzlich kompliziert werden
Ich will wissen, was das Nervigste an der Off-Season ist.
Tino: „Ganz klar: Themen, die sich ziehen.”
Vor allem technische oder systemische Verbesserungen entpuppen sich immer wieder als echte Geduldsprobe. Dinge, die auf den ersten Blick simpel wirken, sind in der Umsetzung oft deutlich komplexer – und vor allem zeitaufwendiger, als man es als Außenstehender vermuten würde, erklärt er.
„Als Laie denkt man oft: Das ist doch total einfach, warum löst man das nicht? In der Praxis zeigt sich jedoch, dass vieles nicht mal eben gelöst werden kann und oft auch einen langen Rattenschwanz nach sich zieht.“
Warum der Winter trotzdem die schönste Zeit ist
Für Tino ist das Schönste am Winter die Ruhe zum Gestalten.
„Während der Saison poppen ständig Probleme auf. Notanrufe, ungeplante Situationen – man reagiert permanent.“
Im Winter ist das anders.
„Man kann sich Probleme in Ruhe anschauen, neue Konzepte entwickeln und Systeme so bauen, dass sie später weniger Stress hervorrufen.“
Dieses strategische Arbeiten ist für ihn einer der erfüllendsten Teile des Jobs.
Team-Dynamik, Vollbärte & Wiedersehensfreude
Eine witzige Anekdote aus dem Winter?
„Am Ende der Saison freuen sich alle, dass sie sich nicht mehr sehen müssen“, sagt Tino lachend.
Und dann passiert etwas, das fast schon Kultstatus hat:
„Nach drei, vier Wochen fangen wir an, uns gegenseitig zu vermissen.“
Und beim ersten Event im neuen Jahr folgt dann der zweite Überraschungsmoment: „Plötzlich hat einer einen Vollbart, der nächste einen Dutt – irgendwer hat immer einen neuen Look.“
Winterpause heißt eben auch: Veränderung. 😉
Die Off-Season in drei Worten
Tino: „Anstrengender als gedacht.“
Fazit: Der Mammutmarsch endet nie – er wechselt nur die Jahreszeit
Der Winter beim Mammutmarsch ist kein Stillstand. Er ist Reflexion, Reparatur, Neuausrichtung – und Vorbereitung auf das nächste große Abenteuer.
Während draußen Ruhe einkehrt, wird im Hintergrund der Grundstein dafür gelegt, dass im Sommer wieder tausende Menschen über sich hinauswachsen können.
Oder wie man es nach diesem Gespräch sagen kann: Der Mammutmarsch lebt nicht nur von Kilometern. Sondern vor allem von Menschen, die auch dann dranbleiben, wenn niemand zuschaut.
Und irgendwann – oft im Januar – passiert bei unseren Eventmanagern das Gleiche wie bei den Teilnehmern:
Sie wollen endlich wieder raus.
Raus an die Startlinie.
Raus auf die Strecke.
Raus aus der Komfortzone.
Hinter jedem Kilometer steht ein Team
Am Ende kann man es nicht anders sagen:
Liebes Event-Team, ohne euch würde kein Startbogen stehen, kein Funkgerät knacken, kein Kilometer lebendig werden. Ihr macht aus einer Idee ein erlebbares Abenteuer. Danke für euren Einsatz, euren Spirit und eure Leidenschaft und dass ihr jedes Jahr für Dutzende unvergessliche Erlebnisse sorgt!
Wir sehen uns im nächsten Jahr, wenn wir vereint an der Startlinie stehen und ihr durchs Mikro ruft: Mammut Marsch!! 🦣💛🖤
Willst du 2026 auch Teil der Mammutherde sein? Dann such dir jetzt deine Event-Location aus und sei live dabei.
Der Winter gehört uns. Damit der Sommer dir gehört.
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